Σκοπός της πρότασης είναι ο Δήμος να κατανέμει διαφανώς και αποτελεσματικά τις ενισχύσεις προς τα διάφορα Σωματεία και Συλλόγους που δραστηριοποιούνται εντός του Δήμου Ναυπακτίας και προάγουν τον πολιτισμό, τον αθλητισμό, την εξωστρέφεια και έχουν κοινωφελή δράση.
Φορείς όπως οι Περιφέρειες και η Γενική Γραμματεία Αθλητισμού, προκειμένου να χρηματοδοτήσουν Συλλόγους, συστήνουν μητρώα συλλόγων. Στόχος είναι όσοι σύλλογοι χρηματοδοτούνται με δημόσιο χρήμα, να είναι ενεργοί και πληρούν τους νόμιμους όρους λειτουργίας.
Με τον ίδιο τρόπο και με ίδια διαδικασία, ο Δήμος Ναυπακτίας συστήνει Μητρώο Συλλόγων. Κάθε υλική παροχή και έμμεση ή άμεση χρηματοδότηση επιτρέπεται μόνο σε εγγεγραμμένους στο Μητρώο Συλλόγους, οι οποίοι παράλληλα τηρούν τα προβλεπόμενα βιβλία.
Προκειμένου ένας Σύλλογος να εγγραφεί στο Μητρώο ώστε να λάβει κάποια υλική παροχή ή αρωγή από τον Δήμο Ναυπακτίας, απαιτούνται τα παρακάτω δικαιολογητικά:
- Επικυρωμένο καταστατικό του συλλόγου καθώς και μεταγενέστερες τροποποιήσεις
- Διαταγή Ειρηνοδικείου (Αριθμ. Αποφ. Καταστατικού) για νέους συλλόγους ή Απόφαση εκούσιας δικαιοδοσίας Πρωτοδικείου, για παλιούς συλλόγους
- Αντίγραφο πρακτικού αρχαιρεσιών, όπου φαίνεται η νόμιμη εκλογή Δ.Σ.
- Πίνακας μελών του Δ.Σ. από το Βιβλίο Πρακτικών συνεδριάσεων του Διοικητικού Συμβουλίου (θεωρημένο από τον Πρόεδρο και το Γενικό Γραμματέα)
- Οικονομικό Απολογισμό προηγούμενου έτους (θεωρημένο από τον Πρόεδρο και τον Ταμία)
- Έκθεση εξελεγκτικής επιτροπής, ή Αντίγραφο Πρακτικού τελευταίας ετήσιας Γενικής Συνέλευσης στην οποία εγκρίνεται ο οικονομικός απολογισμός (θεωρημένο από τον Πρόεδρο και το Γενικό Γραμματέα)
- Αριθμητική δύναμη των μελών
- Συνοπτική έκθεση της ετήσιας δραστηριότητας του συλλόγου
Ταυτόχρονα, πρέπει να τηρούνται από τους Συλλόγους τα παρακάτω βιβλία:
- Πρακτικών των Γενικών Συνελεύσεων (Γ.Σ)
- Πρακτικών του Διοικητικού Συμβουλίου (Δ.Σ)
- Ταμείου (εσόδων-εξόδων)
- Μητρώου μελών
- Πρωτοκόλλου αλληλογραφίας (εισερχόμενα-εξερχόμενα έγγραφα).
- Μπλοκ γραμματίων είσπραξης (για δωρεές), ενταλμάτων πληρωμής (για έξοδα του συλλόγου) και απόδειξης είσπραξης (για συνδρομές μελών) – αριθμημένα και σφραγισμένα με τη σφραγίδα του συλλόγου στην κάθε σελίδα
Από τα παραπάνω βιβλία, τα πέντε πρώτα πρέπει να είναι αριθμημένα κατά σελίδα, σφραγισμένα με τη σφραγίδα του σωματείου και θεωρημένα με τη σχετική σημείωση στην τελευταία σελίδα από τον Πρόεδρο εκείνο που επί προεδρίας του τέθηκαν σε χρήση. Τα βιβλία αυτά θεωρούνται από τον Δήμο προτού χρησιμοποιηθούν. Εφόσον υπάρξει ανάγκη να θεωρηθούν καινούρια βιβλία, θα πρέπει οι Σύλλογοι να προσκομίσουν στην Υπηρεσία και τα παλιά για έλεγχο.
Τα μπλοκ θεωρούνται από τον Δήμο μόνο για το έτος που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν, μετά από σχετική αίτηση. Στα μπλοκ τα φύλλα πρέπει να αριθμούνται και θα αναγράφεται σε κάθε φύλλο πάνω αριστερά η επωνυμία του συλλόγου (σφραγίδα συλλόγου).
Σε περίπτωση που κάποιος Σύλλογος είναι ήδη εγγεγραμμένος σε αντίστοιχο Μητρώο Περιφέρειας η οποία έχει εκδώσει σχετική βεβαίωση ή έχει θεωρήσει βιβλία και μπλοκ, τότε δεν είναι απαραίτητη η προσκόμιση άλλων δικαιολογητικών πέρα από αυτή, ούτε η θεώρηση των βιβλίων από τον Δήμο.Η εγγραφή στο Μητρώο ανανεώνεται κάθε έτος, με την προσκόμιση επικαιροποιημένων δικαιολογητικών, ή μετά από σχετική ένταξη σε Μητρώο κάποιας Περιφέρειας.
